Formål
Kjelsås idrettslag formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF).

Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet.

Kjelsås idrettslag er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer.

Visjon

Kjelsås idrettslag skal gjøre området til et enda bedre sted å bo.

Vi skal kjennetegnes ved å være et idrettslag for alle med sterk lokaltilhørighet og gi et godt tilbud til barn, ungdom og voksne.

Våre mål

Vi skal sikre breddeaktivitet av god kvalitet og tilby elitesatsing uten at det går ut over bredden.

Klubbfølelse
Kjelsås IL skal være "Idrettslaget for alle" og fremstå for medlemmene som et fleridrettslag. Medlemmer og de som er tilknyttet idrettslaget skal føle at de er del av felleskapet i Kjelsås IL (klubben), uansett hvilken eller hvilke idretter man er involvert i.

Alle medlemmer gis anledning til å utøve de aktivitetene man ønsker innenfor idrettslaget.

Alle skal oppleve at de blir ivaretatt sosialt og sportslig. Gjennom summen av handlinger i all aktivitet i idrettslaget, skapes et eierforhold hos den enkelte og klubbfølelse bygges.

Idrettsglede
Med idrettsglede forstås at utøvere og tillitsvalgte skal oppleve aktivitetene som positive for egen utvikling enten det er mestring av egne ferdigheter innen idrett, eller det er personlig utvikling som en del av et fellesskap.

Lagånd
Lagånd er det medlemmene i en gruppe skaper sammen. Alle har ansvar for å jobbe sammen mot felles mål og være entusiastiske. Vi tar del i noen som er større enn oss selv, hvor det handler om å gi og få i et felleskap. Med god lagånd lærer vi av hverandre, er positive og bidrar til at andre lykkes ved å dele kunnskap og tid med hverandre.

I Kjelsås IL følger vi NIFs barneidrettsbestemmelser og retningslinjer for ungdomsidrett. Gruppene forplikter seg til å legge til rette for breddeaktivitet og engasjement utover barneidretten. Det skal tilrettelegges for aktivitet slik at frafall reduseres. Alle aktive under 16 år skal oppleve at de kan drive med flere idretter samtidig. Ungdom som ønsker å satse innen en idrett skal gis utviklingsmuligheter i tråd med egne ambisjoner.

Årsmøte

Årsmøte er idrettslaget sin høyeste myndighet og blir avholdt hvert år i mars. Mellom årsmøtene/tingene er styret høyeste myndighet. Årsmøtet sine oppgaver er beskrevet i idrettslaget sin lov hvor det også fremgår hvordan det kalles inn til årsmøtet.

For å ha stemmerett og være valgbar må man ha fylt 15 år i løpet av kalenderåret, vært medlem av idrettslaget i minst én måned og ha gjort opp sine økonomiske forpliktelser til idrettslaget.

Årsmøte legger grunnlaget for idrettslaget sin virksomhet og styret sitt arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva idrettslaget skal gjøre og hvordan det skal drives bør delta på årsmøte. Protokollen fra årsmøte legges ut på idrettslagets hjemmeside.

Les mer:
Ordinært og ekstraordinært årsmøte gjennomføres i samsvar med denne lov og NIFs lov §§ 2-15, 2-16, 2-17, 2-19, 2-20.

Sjekkliste for årsmøte. Saksliste til årsmøtet, se § 10 i lovnormen

Styret

Kjelsås idrettslag ledes og forpliktes av styret som representerer Kjelsås idrettslag utad. Styret er Kjelsås idrettslag høyeste myndighet mellom årsmøtene. Noen saker kan ikke behandles av styret, men må behandles av årsmøte. Det gjelder saker som går frem av årsmøte sine oppgaver (§10) og saker som er av ekstraordinær karakter eller vesentlig omfang i henhold til idrettslagets størrelse og virksomhet.

Lovpålagte oppgaver for styret:

Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak
Påse at Kjelsås idrettslag midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnede organisasjonsledd, og sørge for at Kjelsås idrettslag har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring

Etter behov oppnevne komiteer/utvalg, og utarbeide mandat/instruks for disse.

Oppnevne en ansvarlig for politiattestordningen og en ansvarlig for barneidretten
Oppnevne representanter til årsmøter/ting i overordnede organisasjonsledd dersom årsmøtet ikke har valgt representanter
Rapportere organisasjonsdata i samsvar med krav fastsatt av Idrettsstyret

Andre viktige oppgaver

Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeider, budsjett og regnskap
Sørge for at idretten sine retningslinjer for aktiviteten i idrettslaget blir fulgt
Overordnet ansvar for idrettslagets ansatte
Legge frem innstilling til årsmøte på kandidater til valgkomite
Oppnevne to personer som i felleskap skal disponere idrettslagets kontoer, og sørge for at de er dekket av underslagsforsikring
Lage årsrapport fra styret til årsmøte

Styremedlemmer kan velges til spesifikke oppgaver. Fordeling av oppgaver bør beskrives slik at folk ser hvem de skal kontakte i ulike saker.

Styret sitt arbeid

Styret har 10 møter i året, datoer for disse avtales på første møte etter årsmøte.
Styremøtene avholdes i klubbhuset eller digitalt

Faste poster på styremøtene

Godkjenning av innkalling og protokoll fra forrige styremøte
Kontroll om mulig inhabilitet til noen av sakene (§6)
Økonomisk status v/regnskapsansvarlig
Informasjon fra administrasjonen v/daglig leder og leder
Informasjon fra gruppestyrene/avdelinger
Oppfølging av pågående saker
Eventuelt/Innmeldte saker

Styret er vedtaksført når et flertall av styret sine medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved likt antall stemmer er møteleder sin stemme avgjørende. Styremedlemmer plikter å respektere et styrevedtak, selv om det er fattet mot vedkommende sin egen stemme.

Styremøte kan holdes per epost eller per telefon (fjernmøte § 7-2), dersom et flertall av medlemmene gir sin tilslutning til dette. Ved skriftlig behandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med forslag til vedtak. Ved fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne kommunisere med hverandre.

Det skal føres protokoll fra styremøter. Protokollene gjøres tilgjengelige for Kjelsås idrettslag medlemmer på hjemmesiden, med mindre styret bestemmer noe annet i den enkelt saker.

Revisor
Idrettslaget har ekstern revisor i henhold til § 9-2 i idrettslagets lov. Idrettslaget skal følge regnskapsloven og bokføringsloven.

Daglig leder
Daglig leder i Kjelsås IL skal utvikle rammer og drift som bygger oppunder de enkelte gruppenes sportslige ambisjoner. Dette innebærer blant annet et inntektsnivå som muliggjør sportslig utvikling, et sportslig tilbud som støtter både breddeaktivitet og tilbud om elitesatsing, utvikling og drift av anlegg som muliggjør ønsket aktivitetsnivå og en klubbadministrasjon som sørger for at gruppene kan fokusere på det sportslige. Daglig leder jobber sammen med klubbens hovedstyre, gruppenes tillitsvalgte og ansatte. Daglig leder har en helt sentral posisjon i idrettslaget.
Å være ansatt i et idrettslag medfører ofte at man må ha høy dugnadsånd. Det betyr at daglig leder må kunne være behjelpelig med forefallende arbeid i og rundt klubben som kanskje ikke er direkte relatert til stillingen. Bidra til et godt samarbeidsklima internt i administrasjonen, og overfor resten av idrettslaget og eksterne samarbeidspartnere, utøvere og foreldre.

Hovedoppgaver:

Strategiutvikling ifølge strategisk plan og gjennomføring i samarbeid med hovedstyre og gruppene
Overordnet daglig ledelse av klubben, klubbens administrasjon, klubbhus og anlegg
Koordinering av idrettslige og andre spørsmål på tvers av gruppene
Budsjett- og økonomistyring
Styre- og årsmøteoppgaver
Idretts- og samfunnskontakt
Kommunikasjon og markedsføring, herunder IT- og webstrategi
Ivareta det overordnede ansvar innen Økonomi og Klubbsekretariat slik at dette fungerer godt og utvikle effektive og sikre rutiner innen området.

Utvalg og komiteer

Mandat og oppgaver for utvalg og komiteer som er lovpålagte fremgår av idrettslagets lov. Det gjelder kontrollutvalg, valgkomite og ordenskollegiet.

Valgkomiteen

Valgkomiteen har en viktig rolle for å sikre drift av idrettslaget gjennom å finne rett personer med rett kompetanse til styret. Valgkomiteen velges på årsmøtet på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret, og skal legge frem innstilling på kandidater til alle øvrige tillitsverv som skal velges på årsmøtet. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen med mindre vedkommende skriftlig meddeler valgkomiteen og forslagsstiller at vedkommende ikke er aktuell for vervet.

Valgkomiteen plikter:

å diskutere med styret om mulige endringer i styret sin sammensetning
å holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og således få greie på om ønsket person har kunnskap tid og interesse for oppdraget
før årsmøtet, på det tidspunktet vedtektene bestemmer, levere skriftlig forslag på kandidater som skal legges frem på årsmøte
under årsmøte presentere valgkomiteens forslag

Kontrollutvalget

Kontrollutvalget har følgende oppgaver:

Påse at Kjelsås idrettslag virksomhet drives i samsvar med Kjelsås idrettslag og overordnet organisasjonsledds regelverk og vedtak.
Ha et særlig fokus på at Kjelsås idrettslag har forsvarlig forvaltning og økonomistyring, at dets midler benyttes i samsvar med lover, vedtak, bevilgninger og økonomiske rammer.
Forelegges alle forslag til vedtak som skal behandles på årsmøtet, og avgi en uttalelse til de saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde.
Føre protokoll over sine møter, avgi en beretning til årsmøtet, og foreta regnskapsrevisjon, med mindre Kjelsås idrettslag har engasjert revisor. I så fall skal utvalget minst ha et årlig møte med revisor, og kan ved behov engasjere revisor for å utføre de revisjonsoppgaver utvalget finner nødvendig.

Kontrollutvalget skal ha tilgang til alle opplysninger, redegjørelser og dokumenter som utvalget anser nødvendig for å utføre sine oppgaver.

Ordenskollegiet

Ordenskollegiet i Kjelsås IL skal bestå av 3 minimum personer som velges på klubbens årsmøte. Begge kjønn skal være representert i Ordenskollegiet. Medlemmene velges for 2 års perioder, og valgperiodene skal organiseres slik at ikke alle av de 3 medlemmene velges inn samme år slik at overlapping sikres.

Ordenskollegiets oppgave er å ivareta og når nødvendig bidra til oppdatering av Kjelsås ILs: «Statutter for hedersbevisninger»
Ordenskollegiet skal vurdere og godkjenne hovedstyrets forslag til hedersbevisninger i Gull og til Æresmedlemmer slik det fremkommer av statuttene. Innstilling til slike utmerkelser fremmes av hovedstyret for godkjenning i Ordenskollegiet.

Ordenskollegiet skriver protokoll fra sine møter som oversendes klubbsekretær for arkivering.

Gruppestyrer

Gruppestyret velges på årsmøte i idrettslaget. Gruppene foreslår kandidater til gruppestyret til valgkomiteen. Eventuelt kan årsmøtet gi hovedstyret fullmakt til å oppnevne gruppestyrer etter forslag på kandidater fra gruppen. Gruppestyrets mandat og oppgaver er beskrevet på overordnet nivå, forholdet mellom hovedstyret og idrettene.

Sammensetningen av idrettens gruppestyrer

Gruppestyrenes størrelse skal være tilpasset idrettens størrelse (antall aktive), men minimum 3 personer.
Medlemmene i utvalget skal minimum dekke følgende roller: leder og nesteleder, sportslig ansvarlig, ansvarlig aktiviteter, medlemsansvarlig, økonomiansvarlig og anleggsansvarlig.
Gruppestyrene kan ellers settes sammen slik at det passer idretten best og kan endres etter behov.
Begge kjønn skal være representert i gruppestyrene.

Gruppestyrene

Gruppestyrene er hovedstyrets forlengede arm, og må forholde seg til de vedtak hovedstyret fatter. Gruppene er slik sett et utøvende organ som har myndighet i tråd med fullmakter som er gitt og vedtak som er fattet av årsmøte og hovedstyret.
Gruppens leder i gruppestyret velges som hovedstyremedlem på årsmøte.
Gruppestyret skal organisere og administrere all den daglige aktivitet i egen idrett.
Gruppestyret skal minimum ha ett møte i måneden i idrettens sesong, men kan godt ha flere.
Ansvar for egen idrett innfor hovedstyrets og årsmøtets vedtatte planer og budsjetter.
Gruppestyrene representerer Kjelsås IL i egen særkrets og eget særforbund.
Grupper kan ikke inngå avtaler eller representere Kjelsås idrettslag utad uten hovedstyrets godkjenning.
De som er representert i gruppestyret er valgt av årsmøtet og skal lede gruppen fram til neste årsmøte

Gruppestyrenes ansvar for aktivitet delegert fra hovedstyret

Gruppens idrett ledes av gruppestyret.
Det enkelte gruppestyre har ansvar for aktiviteten innen «sin» idrett.
Gruppestyrene skal organisere og administrere all den daglige aktivitet i egen idrett.
Fortløpende rapportere alle aktive til idrettslagets administrasjon slik at medlemsregister blir oppdatert, minimum fire ganger årlig.
Gruppestyrene skal sørge idrettslagets driftsavtaler blir fulgt opp på de anleggene idretten benytter med de ansvarsoppgaver som er pålagt i avtalene.
Utpeke og følge opp egne lagledere og trenere.
Gruppestyrene skal stimulere og motivere utøvere til å bli dommere, trenere eller ledere, både som aktive og når de legger opp for å beholde dem i miljøet.
Gruppestyrene skal søke samarbeid med andre grupper i Kjelsås IL.
Gruppestyrene skal søke samarbeid andre klubber for å legge til rette for et større eller annerledes treningsmiljø når dette anses som hensiktsmessig.
Gruppestyrene skal sørge for at årgangene kommuniserer med de samme årganger i idrettslaget slik at det legges til rette for barn og unge å kunne drive flere idretter i idrettslaget.

Administrative oppgaver for idrettenes gruppestyrer

Gruppen avholder et årlig møte (medlemsmøte) før årsmøtet i Kjelsås IL. Det er ikke de samme formelle kravene til et årlig møte på gruppenivå, som det er til årsmøtet i idrettslaget. Det årlige møtet skal behandle gruppens regnskap, årsberetning, treningsavgift, budsjett, årsplan og kan fremme innspill til hovedstyret om blant annet Kjelsås idrettslag regnskap, årsberetning, treningsavgift, budsjett og årsplan. Etter det årlige møtet i gruppen må forslag til nytt gruppestyre sendes idrettslagets valgkomité.
Fastsette eventuell årlig treningsavgift innenfor rammen av fullmakt gitt av hovedstyret eller årsmøtet,
Følge opp at medlemmene betaler, dette gjøre i samarbeid med administrasjonen i idrettslaget.
Gruppestyrene skal utarbeide forslag til planer og budsjett, dette rapporteres til hovedstyret og årsmøtet, inkludert regnskap.
Følge opp gruppens økonomi og budsjetter.
Lage, oppdatere og publisere idrettens årshjul på hjemmesiden.
Oppdatere hjemmesiden med relevant informasjon om det hovedstyret og årsmøte har vedtatt om idrettslagets aktivitet, idrettens aktivitet og priser.

Kommunikasjon mellom hovedstyret og idrettenes gruppestyre

Gruppestyrene skal legge forholdene til rette for aktivitet og skal hjelpe hovedstyret med oversikt over hva som er planlagt og hva som har skjedd.
Gruppestyrene rapporterer til alle hovedstyrets møter (10 per år), det rapporteres på sport, administrativt, økonomi og eventuelle utfordringer i gruppen.
Gruppestyrenes ledere deltar på møter i hovedstyret. Det skal informere om gruppestyrenes om arbeidet. Kan ikke gruppeleder møte skal nestleder eller vara stille på møtene i hovedstyret.
Gruppeledere informerer gruppestyrene og saker hovedstyret tar opp, samt oppgaver hovedstyret pålegger gruppene å jobbe med og hva det skal rapporters på.
Saker gruppestyrene ønsker på agendaen i hovedstyret skal spilles inn via gruppenes representanter i hovedstyret.
Alle protokoller fra gruppestyrenes møter skal publiseres på idrettens hjemmesider, slik at det er tilgjengelig for alle.

Overordnede føringer

Det er kun styrets leder, daglig leder eller hovedstyret som kan signere avtaler på vegne av Kjelsås IL, dette i henhold til fullmaktsmatrisen.
Idrettenes gruppestyrer skal forholde seg til Kjelsås ILs lov, retningslinjer, filosofi, strategi, budsjett, særkrets regler, NIFs lover og retningslinjer.
Gruppestyrene kan ikke inngå avtaler eller representere Kjelsås idrettslag utad uten hovedstyrets godkjenning.

Dette mandatet skal vedtas på årsmøtet som en del av klubbens organisasjonsplan. Hovedstyret og den enkelte idretts gruppestyret har imidlertid fullmakt av årsmøtet til å gjøre presiseringer av mandatet slik at det passer best mulig til den enkelte idrett, men dog ikke slik at det går på tvers av de overordnede føringene fra årsmøtet.