Gruppestyrer

Gruppestyret velges på årsmøte i idrettslaget. Gruppene foreslår kandidater til gruppestyret til valgkomiteen. Eventuelt kan årsmøtet gi hovedstyret fullmakt til å oppnevne gruppestyrer etter forslag på kandidater fra gruppen. Gruppestyrets mandat og oppgaver er beskrevet på overordnet nivå, forholdet mellom hovedstyret og idrettene.

Sammensetningen av idrettens gruppestyrer

• Gruppestyrenes størrelse skal være tilpasset idrettens størrelse (antall aktive), men minimum 3 personer.
• Medlemmene i utvalget skal minimum dekke følgende roller: leder og nesteleder, sportslig ansvarlig, ansvarlig aktiviteter, medlemsansvarlig, økonomiansvarlig og anleggsansvarlig.
• Gruppestyrene kan ellers settes sammen slik at det passer idretten best og kan endres etter behov.
• Begge kjønn skal være representert i gruppestyrene.

Gruppestyrene

• Gruppestyrene er hovedstyrets forlengede arm, og må forholde seg til de vedtak hovedstyret fatter. Gruppene er slik sett et utøvende organ som har myndighet i tråd med fullmakter som er gitt og vedtak som er fattet av årsmøte og hovedstyret.
• Gruppens leder i gruppestyret velges som hovedstyremedlem på årsmøte.  
• Gruppestyret skal organisere og administrere all den daglige aktivitet i egen idrett.
• Gruppestyret skal minimum ha ett møte i måneden i idrettens sesong, men kan godt ha flere. 
• Ansvar for egen idrett innfor hovedstyrets og årsmøtets vedtatte planer og budsjetter.
• Gruppestyrene representerer Kjelsås IL i egen særkrets og eget særforbund.
• Grupper kan ikke inngå avtaler eller representere Kjelsås idrettslag utad uten hovedstyrets godkjenning. 
• De som er representert i gruppestyret er valgt av årsmøtet og skal lede gruppen fram til neste årsmøte

Gruppestyrenes ansvar for aktivitet delegert fra hovedstyret

• Gruppens idrett ledes av gruppestyret. 
• Det enkelte gruppestyre har ansvar for aktiviteten innen «sin» idrett.
• Gruppestyrene skal organisere og administrere all den daglige aktivitet i egen idrett.
• Fortløpende rapportere alle aktive til idrettslagets administrasjon slik at medlemsregister blir oppdatert, minimum fire ganger årlig.
• Gruppestyrene skal sørge idrettslagets driftsavtaler blir fulgt opp på de anleggene idretten benytter med de ansvarsoppgaver som er pålagt i avtalene.  
• Utpeke og følge opp egne lagledere og trenere.
• Gruppestyrene skal stimulere og motivere utøvere til å bli dommere, trenere eller ledere, både som aktive og når de legger opp for å beholde dem i miljøet.
• Gruppestyrene skal søke samarbeid med andre grupper i Kjelsås IL.
• Gruppestyrene skal søke samarbeid andre klubber for å legge til rette for et større eller annerledes treningsmiljø når dette anses som hensiktsmessig.
• Gruppestyrene skal sørge for at årgangene kommuniserer med de samme årganger i idrettslaget slik at det legges til rette for barn og unge å kunne drive flere idretter i idrettslaget.

Administrative oppgaver for idrettenes gruppestyrer

• Gruppen avholder et årlig møte (medlemsmøte) før årsmøtet i Kjelsås IL. Det er ikke de samme formelle kravene til et årlig møte på gruppenivå, som det er til årsmøtet i idrettslaget. Det årlige møtet skal behandle gruppens regnskap, årsberetning, treningsavgift, budsjett, årsplan og kan fremme innspill til hovedstyret om blant annet Kjelsås idrettslag regnskap, årsberetning, treningsavgift, budsjett og årsplan. Etter det årlige møtet i gruppen må forslag til nytt gruppestyre sendes idrettslagets valgkomité. 
• Fastsette eventuell årlig treningsavgift innenfor rammen av fullmakt gitt av hovedstyret eller årsmøtet, 
• Følge opp at medlemmene betaler, dette gjøre i samarbeid med administrasjonen i idrettslaget.
• Gruppestyrene skal utarbeide forslag til planer og budsjett, dette rapporteres til hovedstyret og årsmøtet, inkludert regnskap. 
• Følge opp gruppens økonomi og budsjetter.
• Lage, oppdatere og publisere idrettens årshjul på hjemmesiden.
• Oppdatere hjemmesiden med relevant informasjon om det hovedstyret og årsmøte har vedtatt om idrettslagets aktivitet, idrettens aktivitet og priser.

Kommunikasjon mellom hovedstyret og idrettenes gruppestyre

• Gruppestyrene skal legge forholdene til rette for aktivitet og skal hjelpe hovedstyret med oversikt over hva som er planlagt og hva som har skjedd.  
• Gruppestyrene rapporterer til alle hovedstyrets møter (10 per år), det rapporteres på sport, administrativt, økonomi og eventuelle utfordringer i gruppen.
• Gruppestyrenes ledere deltar på møter i hovedstyret. Det skal informere om gruppestyrenes om arbeidet. Kan ikke gruppeleder møte skal nestleder eller vara stille på møtene i hovedstyret.
• Gruppeledere informerer gruppestyrene og saker hovedstyret tar opp, samt oppgaver hovedstyret pålegger gruppene å jobbe med og hva det skal rapporters på. 
• Saker gruppestyrene ønsker på agendaen i hovedstyret skal spilles inn via gruppenes representanter i hovedstyret.
• Alle protokoller fra gruppestyrenes møter skal publiseres på idrettens hjemmesider, slik at det er tilgjengelig for alle.

Overordnede føringer

• Det er kun styrets leder, daglig leder eller hovedstyret som kan signere avtaler på vegne av Kjelsås IL, dette i henhold til fullmaktsmatrisen.
• Idrettenes gruppestyrer skal forholde seg til Kjelsås ILs lov, retningslinjer, filosofi, strategi, budsjett, særkrets regler, NIFs lover og retningslinjer.
• Gruppestyrene kan ikke inngå avtaler eller representere Kjelsås idrettslag utad uten hovedstyrets godkjenning.

Dette mandatet skal vedtas på årsmøtet som en del av klubbens organisasjonsplan. Hovedstyret og den enkelte idretts gruppestyret har imidlertid fullmakt av årsmøtet til å gjøre presiseringer av mandatet slik at det passer best mulig til den enkelte idrett, men dog ikke slik at det går på tvers av de overordnede føringene fra årsmøtet.

Kontaktdetaljer til gruppestyrer klikk her.