Gruppestyrer og aktivitetsutvalg

Hver gruppe skal ha et gruppestyre på minst tre medlemmer. Gruppestyret velges på årsmøtet. Gruppen foreslår kandidater til gruppestyret til valgkomiteen. Eventuelt kan årsmøtet gi hovedstyret fullmakt til å oppnevne gruppestyrer etter forslag på kandidater fra gruppen. 

Gruppen avholder et årlig møte før årsmøtet i Kjelsås idrettslag. Hovedstyret fastsetter en siste frist for avholdelse av det årlige møtet. Møtet innkalles av gruppestyret med minst én ukes frist. Det årlige møtet skal behandle gruppens regnskap, og kan fremme innspill til hovedstyret om blant annet Kjelsås idrettslag regnskap, årsberetning, treningsavgift, budsjett og årsplan.  

Gruppestyret konstituerer seg selv, med mindre annet er besluttet av årsmøtet.

Gruppestyret fastsetter eventuell årlig treningsavgift innenfor rammen av fullmakt gitt av årsmøtet.

Ansvar/oppgaver

• Det enkelte gruppestyre har ansvar for aktiviteten innen «sin» idrett. 
• Gruppestyret er hovedstyrets forlengede arm, og må forholde seg til de vedtak hovedstyret fatter. Gruppene er slik sett et utøvende organ som har myndighet i tråd med fullmakter som er gitt og vedtak som er fattet.
• Hensikten med et gruppestyre er at de skal organisere den daglige aktiviteten i gruppen, de skal utarbeide forslag til planer og budsjett, samt rapportere til hovedstyret (årsmøtet), inkludert regnskap. 
• Gruppestyrene legger forholdene til rette for aktivitet, og hjelpe hovedstyret med oversikt over hva som er planlagt og hva som har skjedd.   
• Gruppen avholder et årlig møte før årsmøtet i Kjelsås IL. Det er ikke de samme formelle kravene til et årlig møte på gruppenivå, som det er til årsmøtet i idrettslaget. Etter det årlige møtet i gruppen må forslag til nytt gruppestyre sendes idrettslagets valgkomité. 
• Grupper kan ikke inngå avtaler eller representere Kjelsås idrettslag utad uten hovedstyrets godkjenning. 

• Gruppestyrene skal stimulere og motivere utøvere til å bli trenere eller ledere, både som aktive og når de legger opp for å beholde dem i miljøet. 
• Gruppen skal søke samarbeid med andre grupper i Kjelsås eller andre klubber for å legge til rette for et større eller annerledes treningsmiljø når dette anses som hensiktsmessig.
• Gruppestyret fører møteprotokoll og gjør disse tilgjengelig for styret 

Aktivitetsutvalgs mandat

Dette mandatet beskriver på overordnet nivå forholdet mellom hovedstyret og idretten.

Sammensetningen av idrettens aktivitetsutvalg:

• Idretten ledes av et aktivitetsutvalg.
• De som er representert i aktivitetsutvalget er valgt av årsmøtet og skal lede utvalget fram til neste årsmøte.
• Hovedstyret utpeker øvrige medlemmer til utvalget, på innspill fra aktivitetsutvalget.
• Utvalgets størrelse skal være tilpasset idrettens størrelse (antall medlemmer), men minimum 3 personer
• Medlemmene i utvalget skal minimum dekke følgende roller: sportslig ansvarlig, aktiviteter, medlemsansvarlig, økonomiansvarlig og anleggsansvarlig.
• Utvalget for øvrig settes sammen slik at det passer idretten best og kan endres etter behov.
• Begge kjønn skal være representert i utvalget.

Følgende oppgaver delegeres fra hovedstyret til idrettenes aktivitetsutvalg:

• Ansvar for egen idrett innfor hovedstyrets vedtatte planer og budsjetter.
• Organisere og administrere all den daglige aktivitet i egen idrett.
• Fastsette eventuell årlig treningsavgift innenfor rammen av fullmakt gitt av hovedstyret eller årsmøtet, samt følge opp at medlemmene betaler, dette gjøre i samarbeid med administrasjonen i idrettslaget.
• Fortløpende rapportere alle aktive til idrettslagets administrasjon slik at medlemsregister blir oppdatert, minimum fire ganger årlig.
• Utarbeide budsjett i samarbeid med administrasjonen og følge opp idrettens økonomi og rapportere til hovedstyret.
• Aktivitetsutvalget skal sørge for at alle ansvarsoppgaver idretten er pålagt ifølge driftsavtale idrettslaget har på anlegg som benyttes gjennomføres.  
• Utpeke og følge opp egne lagledere og trenere.
• Sørge for at årgangene kommuniserer med de samme årganger i idrettslaget slik at det legges til rette for barn og unge å kunne drive flere idretter i idrettslaget.
• Søke samarbeid med andre grupper i Kjelsås eller andre klubber for å legge til rette for et større eller annerledes treningsmiljø når dette anses som hensiktsmessig.
• Representere Kjelsås IL i egen særkrets og eget særforbund.
• Oppdatere hjemmesiden hovedstyret har vedtatt at idrettslaget skal bruke med relevant informasjon om idrettens aktivitet og priser.  
• Lage, oppdatere og publisere idrettens årshjul på hjemmesiden.
• Avholde et medlemsmøte (årlig møte) i forkant av årsmøtet for å forankre de sakene som årsmøtet skal vedta.
• Aktivitetsutvalget skal stimulere og motivere utøvere til å bli dommere, trenere eller ledere, både som aktive og når de legger opp for å beholde dem i miljøet.

Kommunikasjon mellom hovedstyret og idrettenes aktivitetsutvalget 

• Idrettenes aktivitetsutvalg rapporterer til alle hovedstyrets møter (10 per år), det rapporteres på sport, administrativt, økonomi og utfordringer i idretten.
• Idretten kan ha en representant som deltar på møter i hovedstyret for å informere sitt aktivitetsutvalg om arbeidet i hovedstyret.
• Saker som aktivitetsutvalget ønsker på agendaen i styret skal spilles inn via idrettens representant i aktivitetsutvalget.
• Alle protokoller fra aktivitetsutvalgenes møter skal publiseres på idrettens hjemmesider slik at det er tilgjengelig for alle.
• Aktivitetsutvalget skal minimum ha ett møte i måneden i idrettens sesong, men kan godt ha flere.

Overordnede føringer:

• Det er kun styrets leder, daglig leder eller hovedstyret som kan signere avtaler på vegne av Kjelsås IL, dette i henhold til fullmaktsmatrisen.
• Idrettenes aktivitetsutvalg skal forholde seg til Kjelsås ILs lov, retningslinjer, filosofi, strategi, budsjett, særkrets regler, NIFs lover og retningslinjer.
• Aktivitetsutvalget kan ikke inngå avtaler eller representere Kjelsås idrettslag utad uten hovedstyrets godkjenning.

Dette mandatet skal vedtas på årsmøtet som en del av klubbens organisasjonsplan. Hovedstyret og den enkelte idretts aktivitetsutvalg har imidlertid fullmakt av årsmøtet til å gjøre presiseringer av mandatet slik at det passer best mulig til den enkelte idrett, men dog ikke slik at det går på tvers av de overordnede føringene fra årsmøtet.

Kontaktdetaljer til gruppestyrer og aktivitetsutvalg klikk her.